همانطور که تکنولوژی تکامل می یابد، راه حل های ارتباطی نیز در حال تکامل و پیشرفت هستند. تلفن اینترنتی از اختراعات تکنولوژیکی است که باعث ساده سازی ارتباطات و صرفه جویی در زمان برای کسب و کارها شده است.  اما سرویس تلفن اینترنتی چیست؟ چه نوع تلفن های اینترنتی VoIP وجود دارند و چگونه کار می کنند؟ اگر برایتان سوال است که سیستم تلفن اینترنتی چیست و ساز و کار آن چگونه است، ما را تا پایان همراهی کنید!

ویژگی های خط تلفن اینترنتی چیست؟

ارائه دهندگان و نرم افزارهای سرویس تماس اینترنتی، دارای خدمات و ویژگی‌های کاربردی فراوانی هستند که هر کدام بر پیشرفت و کسب و کار شما تاثیر زیادی دارد.

منشی تلفنی خودکار (Automated Attendant)

این ویژگی یکی از ضروری‌ترین ویژگی‌های مرکز تلفن اینترنتی است. منشی خودکار، این امکان را فراهم می‌کند تا تماس‌های دریافتی از طرف مشتری، بدون نیاز به پذیرش به بخش داخلی صحیح منتقل شوند. همچنین، به مشتریان کمک می‌کند تا با سرعت بیشتر به بخش مورد نظرشان دسترسی پیدا کنند. هر چه مشتری زمان کمتری را منتظر بماند، رضایت بیشتری از خدمات شما خواهد داشت.

ادغام‌ و یکپارچگی (integrations)

راه اندازی تلفن اینترنتی تنها بر خدمات تماس تلفن آنلاین متمرکز نیست. برخی از ادغام‌های این سیستم به شما کمک می‌کند تا از داده‌های فروش و تماس، استفاده بهینه داشته باشید. دسترسی به این داده‌ها باعث می‌شود تا به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه و بهره وری کارمندان خود را ارتقا دهید. بسیاری از ارائه دهندگان ویپ، ادغام CRM با VoIP را ارائه می‌کنند که به وسیله آن می‌توانید تعاملات و بازخوردهای مشتری را تجزیه و تحلیل نمایید.

تجزیه و تحلیل تماس (Call Analytics)

ویژگی آنالیز از ابزار هوش مصنوعی تلفن اینترنتی است که تماس‌ها را ردیابی و داده‌های حیاتی را جمع آوری می‌کند. این داده‌ها در اختیار تیم فروش، بازاریابی و پشتیبانی جهت آنالیز قرار می‌گیرد. تجزیه و تحلیل داده‌های تماس، اطلاعات حیاتی از نیازهای مشتری و کسب و کار را به شما می‌دهد تا بر اساس آن بینش جدیدی را طرح ریزی کنید. تجزیه و تحلیل داده‌ها بر اساس معیارهای زیر است:

• میانگین مدت رسیدگی به تماس‌ها
• میانگین سرعت پاسخگویی
• حجم تماس‌های ورودی و خروجی به شکل روزانه، هفتگی و ماهانه
• نرخ کیفیت تماس اول مشتری
• درصد تماس‌های ارسال شده به پست صوتی
• هزینه هر تماس

نظارت بر تماس (Call monitoring)

گوش دادن به تماس‌ها برای مطمئن شدن از کیفیت ارائه خدمات یک موضوع عادی در مراکز تلفن است. این نظارت بر تماس به مدیریت، امکان شنود مکالمات تلفنی را می‌دهد تا این اطمینان حاصل شود که کارمند بهترین پاسخ را به نیاز مشتری ارائه می‌کند. با این ویژگی تلفن اینترنتی، عملکرد تیم خود را بررسی کنید و در صورت لزوم برای رفع ایرادات دوره‌های آموزشی بگذارید.

دخالت در تماس (Call Whispering)

ویژگی زمزمه یا دخالت در تماس، به مدیر اجازه می‌دهد تا دستورالعمل یا اطلاعاتی را در صورت نیاز در گوش کارشناس پاسخگو زمزمه کند و به نوعی در مکالمه حضور داشته باشد. این ویژگی تلفن اینترنتی یک ابزار آموزشی عالی برای کارمندان جدید شما است که در هنگام مکالمه با مشتری، نیازمند پشتیبانی هستند.

انتقال تماس (Call forwarding)

انتقال تماس، تماس‌های دریافتی را به شماره‌‌های دیگری که انتخاب کرده‌اید ارسال می‌کند. در تلفن اینترنتی نه تنها از طریق دستگاه‌های تلفن ویپ، بلکه از طریق دستگاه‌های که قابلیت اتصال به اینترنت را دارند، انتقال تماس ممکن است. ماهیت ویژگی انتقال تماس در این است که امکان ارتباط را بدون محدودیت مکانی برای کارمندان شما ممکن می‌سازد. این قابلیت احتمال بی جواب ماندن تماس مشتریان را به حداقل می‌رساند.