در دنیای پرشتاب امروز، کسب ‌وکارها برای بقا و رشد خود به ابزارهایی نیاز دارند که نه ‌تنها فرآیندها را تسریع کنند، بلکه بهره‌وری را افزایش دهند و رضایت مشتریان را تضمین نمایند. اتوماسیون اداری و سیستم CRM در کنار یکدیگر به بهبود کسب و کار، افزایش فروش و راندمان کاری کمک می‌کنند. اتوماسیون اداری که وظیفه‌ی ثبت، گردش و پیگیری مکاتبات و فرآیندهای درون سازمانی را به عهده دارد در کنار سیستم CRM به بهینه سازی فرآیندها میان تیم فروش و سایر اعضا به عنوان یک مکمل عمل می‌کند. CRM نیز ابزاری است که روابط با مشتریان را از مرحله جذب سرنخ تا وفادارسازی آن‌ها مدیریت می‌کند. پیاده‌سازی این دو سیستم دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی است که هر سازمان برای موفقیت در بازار رقابتی امروز باید به آن توجه کند. استفاده از این دو سیستم مزایای زیادی در رشد و بهبود یک کسب و کار دارد که در ادامه این مقاله به آن می‌پردازیم.

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری یک نرم‌ افزار گسترده و پر کاربَر در سازمان است که با آن می‌توان تمامی مکاتبات، اسناد، فرم‌ها، فرآیندها، رویدادها، ایمیل‌ها، فکس‌ها، کارها، جلسات و … را ثبت و پیگیری نمود. سیستم‌های اتوماسیون اداری پیشرفته مثل اتوماسیون های فراگستر ، چارگون یا همکاران سیستم، با برخورداری از قابلیت مدیریت متمرکز تمامی اسناد فوق در یک محیط کاربری واحد یا همان میز کار الکترونیکی، این امکان را به کاربران سازمان می‌دهد که بدون پیچیدگی بتوانند به تمام اسناد و سوابق بصورت یکجا دسترسی داشته باشند که این امر خود سبب می‌شود تا بهره‌وری کل سازمان افزایش و خطای انسانی کاهش پیدا کند.

CRM چیست و چگونه می‌تواند به فرآیند کسب و کار کمک کند؟

CRM مخفف اصطلاح Customer Relationship Management (مدیریت ارتباط با مشتری) است که به مدیریت، رهگیری و سازماندهی اطلاعات مشتریان می‌پردازد. سیستم CRM مجموعه‌ای از فرآیندها و زیرساخت‎‌هایی است که به بهبود ارتباط با مشتریان، افزایش فروش و بهبود کسب و کار می‌انجامد. این سیستم با استفاده از نرم افزار CRM اطلاعاتی مانند سابقه خرید، بازخوردها با شناسایی نیازهای مشتریان و تحلیل داده‌های ثبت شده به افزایش فروش و بهبود کسب و کار کمک می‌کند. ارائه تحلیل‌های داده ‌محور و گزارش‌های جامع از مزایای سیستم های CRM پیشرفته مثل دیدار ، پیام گستر و داناپرداز است که به اتخاذ تصمیمات استراتژیک کمک می‌کند.

رویکردهای اصلی سیستم CRM

• تحلیل داده ها: نرم افزارهای CRM قابلیت تحلیل انبوه داده‌هایی که قبل، حین خرید و بازخوردهای پس از خرید را دارد و به تصمیم‌های آینده یک سازمان کمک می‌کند.
• تعامل با مشتریان: شناسایی رفتارهای مشتری در خرید‌های گذشته، میزان فروش محصولات مختلف و تمامی دادهایی که از فرآیند فروش می‌تواند به دسته‌بندی مشتریان و شناسایی مشتریان مهم کمک کند از عملکرد اصلی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری است. درک نیاز مشتری، تحلیل بازخورد‌ها و سوابق خرید مشتری می‌تواند ارتباطی دو طرفه ایجاد می‌کند که از الزامات یک کسب و کار موفق است.

مزایای پیاده‌سازی دو سیستم اتوماسیون اداری و CRM بصورت همزمان در کسب و کار

وجود دو زیرساخت نرم‌افزار تخصصی فروش مانند نرم‌افزار CRM و زیرساخت‌ نرم‌افزاری اتوماسیون اداری که تسهیل کننده ارتباط میان اعضای تیم فروش و همینطور میان تیم فروش با مشتریان کسب و کار باشد از الزامات نرم‌افزاری جهت موفقیت در فروش و افزایش بهره وری واحد فروش و بهبود هر کسب و کاری است.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری به عنوان مکمل در کنار نرم‌افزارهای تخصصی فروش (مثل CRM) به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای فروش خود را بهینه‌سازی و تسریع کنند.

از جمله امکاناتی که اتوماسیون اداری در کنار نرم افزار CRM به کسب و کار ارائه می‌دهد میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

• گردش سریع فرم‌ها و فرآیندها: در اتوماسیون اداری گردش فرآیندها با چند کلیک به راحتی انجام می‌شود. این قابلیت به تیم فروش کمک می‌کند زمانی که نیاز به امضای پیش فاکتور، امضای قرارداد یا گردش فرم‌های مالی و … دارند این مراحل را بدون نیاز مراجعه حضوری به سرعت تکمیل کنند و سرعت چرخه فروش و معاملات را بالا ببرند.

• ذخیره مستندات: مدیریت مستندات به عنوان یکی از بخش های مهم اتوماسیون اداری، قابلیت ذخیره سازی، دسترسی سریع و بایگانی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. تیم فروش به راحتی می‌توانند اسنادی مانند پروپوزال، فاکتورها، فرم‌ها و مستندات مربوط به فرآیند فروش را به صورت امن و راحت در سیستم طبقه‌‌بندی و یا در صورت نیاز ارجاع کنند.
• کانال ارتباطی: با قابلیت به اشتراک گذاری اسناد، افراد می‌توانند به صورت تیمی بر روی یک سند یا یک پروژه کار کنند و از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی از پیشرفت پروژه مطلع شوند. همچنین تمامی اعضا از طریق چت سازمانی می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند.
• انتقال سمت یا جانشینی: کسب و کارها و سازمان‌ها برای پیشبرد و انجام کارها نیاز به انتساب جانشین دارند. به طور مثال اگر یکی از اعضای تیم فروش حضور نداشت و یا از مجموعه خارج شد جانشین فرد و یا عضو جدید به راحتی به مکاتبات و پروژه‌های پیشین دسترسی خواهد داشت.
• قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم‌افزار CRM: با استفاده از APIهای آماده، میتوان به سادگی با نرم‌افزار تخصصی فروش نظیر CRM و یا سایر نرم‌افزارهای تخصصی کسب و کار مثل مالی و حسابداری و… ارتباط برقرار کرد که اسناد و مکاتبات رسمی تیم فروش با مشتریان از طریق اتوماسیون اداری انجام شود.
• ارتباطات آسان برون سازمانی: از طریق کانال‌های ارتباطی رایج نظیر ایمیل، و فاکس میتوان به سادگی مکاتبات رسمی با مشتریان را در بستر اتوماسیون اداری ارسال و دریافت کرد و یا حتی از طریق قابلیت میز خدمات الکترونیکی، ارتباط جدیدی را میان تیم فروش و مشتریان خارج از سازمان ایجاد نمود بطوری که مشتریان می‌توانند از طریق این پورتال در جریان فرآیند فروش قرار گیرند.

نکات کلیدی برای انتخاب سیستم اتوماسیون اداری و Crm مناسب

صاحبان کسب و کار پیش از انتخاب سیستم اتوماسیون و CRM باید نکاتی را نظر بگیرند تا از تمامی امکانات یک سیستم یکپارچه بهره ببرند. یکی از مهمترین نکات انتخاب یک سیستم اتوماسیون مناسب، قابلیت یکپارچه سازی به سایر سیستم‌های تخصصی سازمان مانند CRM ، حسابداری و … مالی است تا تیم فروش بتواند تمامی فرم‌های الکترونیکی را در یک محیط یکپارچه پیگیری کند. همچنین سیستم CRM انتخابی نیز باید قابلیت اتصال به سیستم اتوماسیون را داشته باشد. از نکات مهم انتخاب سیستم قابلیت گردش فرم و فرآیند است تا کاربر بتواند به راحتی فرم‌‌ها و فرآیند‌های مد نظر خود را بسازد و به گردش درآورد تا مراحل مربوط به فروش را تسریع ببخشد.

یک سیستم مناسب قابلیت ذخیره و طبقه ‌بندی اسناد را دارد تا افراد به راحتی اسناد و مکاتبات خود را جستجو و بازیابی کنند. از دیگر نکات مهم برای انتخاب یک نرم‌ افزار کاربردی مقیاس‌ پذیری و انعطاف‌پذیری آن است تا با گسترش سازمان و تغییرات بازار سازگار باشد. یک نرم‌ افزار اتوماسیون مناسب قابلیت ارتباطات با مشتریان را در خارج از سامان دارد. انتخاب شرکتی که پیش از خرید دمو ارائه می‌دهد بسیار حائز اهمیت است بدین ترتیب صاحبان کسب کار می‌توانند از کاربر پسند بودن، قیمت و امکانات مورد نیاز خود پیش از خرید اطمینان حاصل کنند.

جمع بندی

اتوماسیون اداری و CRM دو ابزار قدرتمند هستند که به‌تنهایی تحولات چشمگیری ایجاد می‌کنند و در کنار هم، سازمان را به اوج بهره‌وری، رضایت و رشد می‌رسانند. صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا، افزایش بهره‌وری، بهبود رضایت کارکنان و مشتریان، کاهش هزینه‌ها، تقویت تصمیم‌گیری و انعطاف‌پذیری، تنها بخشی از مزایای این سیستم‌ها است. یکپارچه‌سازی آنها این ارزش را دوچندان می‌کند و هماهنگی بی‌نظیری بین فرآیندها، تیم‌ها و مشتریان به ارمغان می‌آورد.